Cán bộ TĐKT đơn vị quản lý hồ sơ thành tích tập thể như thế nào?

1. Cán bộ TĐKT đơn vị thêm hồ sơ thành tích của tập thể trực thuộc đơn vị

• Vào Hồ sơ\Tập thể, chọn mục Trong đơn vị.
• Nhấn Thêm hồ sơ để thêm mới hồ sơ thành tích của tập thể trong đơn vị.
  
• Khai báo các thông tin của tập thể theo thông tin dưới đây:

1.1 Thông tin chung

• • Khai báo các thông tin tập thể như: Tên tập thể, Mã tập thể, địa điểm, số điện thoại…
  • Khai báo Quá trình thành lập và phát triển: điền tóm tắt thông tin quá trình thành lập và phát triển
  • Khai báo Đặc điểm chính: tóm tắt đặc điểm tự nhiên, kinh tế, văn hóa của địa phương/đơn vị
  • Khai báo Cơ cấu tổ chức: tóm tắt về số lượng nhân sự, số lượng nhân sự là nữ, Đảng viên, nhân sự là lãnh đạo…
  • Khai báo Chức năng, nhiệm vụ được giao: Tóm tắt chức năng, nhiệm vụ của đơn vị

1.2 Thi đua, khen thưởng

• Khai báo Danh hiệu thi đua:
  • Nhấn Thêm danh hiệu thi đua
  • Nhập thông tin danh hiệu đã đạt được như năm khen thưởng, danh hiệu thi đua được khen
  • Nhập thông tin quyết định công nhận khen thưởng như số quyết định, ngày ra quyết định, cơ quan ra quyết định
  • Nhấn Đồng ý để thêm danh hiệu thi đua
    

• Khai báo Hình thức khen thưởng:
  • Nhấn Thêm hình thức khen thưởng
  • Nhập thông tin hình thức đã đạt được như năm khen thưởng, hình thức khen thưởng được khen
  • Nhập thông tin quyết định tặng hình thức khen thưởng như số quyết định, ngày ra quyết định, cơ quan ra quyết định
  • Nhấn Đồng ý để thêm hình thức khen thưởng
    

• Tài liệu đính kèm: Nhấn Thêm tệp đính kèm để tải lên các văn bản có liên quan đến hồ sơ thành tích tập thể như quyết định khen thưởng, quyết định thành lập…
• Nhấn Lưu để lưu thông tin hồ sơ và trở về màn hình danh sách hoặc nhấn Lưu và thêm mới để lưu thông tin hình thức và tiếp tục thêm hồ sơ khác
  

2. Cán bộ TĐKT đơn vị thêm hồ sơ thành tích của tập thể không trực thuộc đơn vị nhưng do đơn vị quản lý về TĐKT

• Vào Hồ sơ\Tập thể, chọn mục Ngoài đơn vị: Nhấn Thêm hồ sơ.
• Khai báo thông tin để Thêm mới hồ sơ thành tích tập thể ngoài đơn vị (Các thông tin trong hồ sơ thành tích tập thể ngoài đơn vị tương tự trong đơn vị (xem hướng dẫn tại mục 1)
  

3. Cán bộ TĐKT nhập khẩu hồ sơ thành tích tập thể

Nhập khẩu hồ sơ tập thể giúp cán bộ phụ trách TĐKT đơn vị và chuyên viên TĐKT các cấp nhanh chóng khai báo số lượng hồ sơ thành tích tập thể đang quản lý lưu trữ trên các file word/excel vào phần mềm Quản lý Thi đua – Khen thưởng.

• Nhấn vào dấu ba chấm, chọn Nhập khẩu.
  

3.1 Nhập khẩu mới hồ sơ thành tích tập thể

• Để nhập khẩu thêm mới hồ sơ vào phần mềm, chọn Nhập mới hồ sơ, nhấn Tải tệp mẫu để tải tệp dữ liệu mẫu của chương trình hoặc tải tệp excel đơn vị đang quản lý lên phần mềm.
• Sau khi tải tệp lên, nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước Ghép trường thông tin.
  
• Ghép các thông tin trên phần mềm tương ứng với trường thông tin trên file nhập khẩu tương ứng. kiểm tra số lượng các thông tin đã ghép và chưa ghép để đảm bảo ghép đủ và chính xác cho các thông tin quan trọng. Nhấn Tiếp tục để xác nhận và kiểm tra dữ liệu.
• Kiểm tra số lượng bản ghi hợp lệ và không hợp lệ, nhấn Chỉ tải những bản ghi không hợp lệ để kiểm tra và sửa lại.

• Nhấn Nhập khẩu để tải bản ghi hợp lệ lên chương trình.
  

3.2 Nhập khẩu cập nhật hồ sơ tập thể trong và ngoài đơn vị

Đơn vị đang quản lý hồ sơ tập thể trên phần mềm muốn bổ sung hoặc cập nhật hàng loạt các thông tin đã có thì thực hiện nhập khẩu cập nhật hồ sơ.

• Để nhập khẩu cập nhật hồ sơ vào phần mềm, chọn Nhập khẩu cập nhật, nhấn Tải tệp mẫu để tải tệp có chứa dữ liệu hồ sơ đang quản lý của chương trình.
• Anh/chị bổ sung hoặc chỉnh sửa thông tin hồ sơ vào tệp mẫu đã tải xuống, sau đó lưu lại rồi tải tệp đã chỉnh sửa lên phần mềm.
  
  Lưu ý: Anh/chị vui lòng kiểm tra lại thông tin Sheet nhập khẩu (là sheet chứa dữ liệu anh chị cần nhập khẩu vào chương trình) và Dòng tiêu đề (là dòng chứa tiêu đề cột dữ liệu). Nếu thông tin gợi ý của phần mềm chưa đúng, anh/chị thực hiện chọn lại để có dữ liệu đúng khi nhập khẩu vào chương trình.
• Nhấn Tiếp tục. Nếu anh/chị sử dụng chính xác tệp nhập khẩu được tải từ chương trình, anh/chị sẽ được tự động bỏ qua bước Ghép trường thông tin. 
• Nếu trong dữ liệu nhập khẩu, anh/chị khai báo các thông tin không nằm trong danh mục đang quản lý (danh hiệu thi đưa, hình thức khen thưởng), anh chị thực hiện chuyển đổi dữ liệu danh mục trên tệp nhập khẩu tương ứng với danh mục trên phần mềm.
• Nhấn Tiếp tục để kiểm tra số lượng bản ghi hợp lệ và không hợp lệ, nhấn Chỉ tải những bản ghi không hợp lệ để kiểm tra và sửa lại.

• Nhấn Nhập khẩu để tải bản ghi hợp lệ lên chương trình.

4. Cán bộ TĐKT quản lý thông tin hồ sơ thành tích tập thể trong và ngoài đơn vị

• Hồ sơ thành tích tập thể được thêm mới sẽ hiển thị trên danh sách. Tại đây anh/chị có thể tìm kiếm nhanh hồ sơ tập thể bằng cách sử dụng bộ lọc theo Trạng thái hoặc nhập thông tin trên thanh tìm kiếm.
  

• Trong trường hợp tập thể có thay đổi thông tin trong hồ sơ thành tích, có thể cập nhật hồ sơ thành tích của tập thể đó như sau:
  • Di chuột tới dòng hồ sơ tập thể cần cập nhật, nhấn vào biểu tượng cây bút ở cuối dòng.
  • Cập nhật thông tin tương ứng trên hồ sơ. Nhấn Lưu để lưu thông tin thay đổi.
    

• Tập thể đã được lập quyết định công nhận danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng trên phần mềm (xem hướng dẫn) sẽ được tự động cập nhật thông tin Danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng trên hồ sơ
• Trong trường hợp các tập thể đã không còn thuộc quản lý của đơn vị về thi đua khen thưởng (Ví dụ: giải thể, chia tách, sáp nhập…), cán bộ TĐKT đơn vị có thể tích chọn các tập thể đó, nhấn Ngừng theo dõi để không hiển thị các tập thể đó tại các màn hình chức năng.
  
• Trường hợp cần chuyển hồ sơ thành tích của tập thể ra ngoài hoặc vào trong đơn vị, anh/chị tích chọn hồ sơ tập thể rồi chọn Chuyển ngoài đơn vị/Chuyển trong đơn vị tương ứng.
  

• Trường hợp muốn xóa hồ thành tích của tập thể. Anh/chị tích chọn hồ sơ và chọn Xóa hồ sơ.

  • Đối với Hồ sơ chưa phát sinh dữ liệu: Cho phép xóa hồ sơ kèm thông báo xác nhận.
    

  • Đối với Hồ sơ đã phát sinh dữ liệu:

    • Không cho phép xóa hồ sơ, hiển thị thông báo điều hướng.

    • Anh/chị có thể chọn Ngừng theo dõi hồ sơ.

    • Hoặc chọn tại đây để xuất khẩu file xem chi tiết dữ liệu đã phát sinh tại nghiệp vụ/trạng thái nào, được xử lý bởi ai. Từ đó thao tác tương ứng trước khi tiến hành xóa hồ sơ.